【働き方改革】仕事を早く終わらせるコツ
スポンサードリンク
今、どこの職場でも働き方改革が言われ、早く仕事を終わらせようと取り組んでいるところではないでしょうか。
会社からも早く帰るように指示されながらも、なかなか帰れなかったり・・・。そんな簡単にいくなら今までもやっていますよね。
仕事が終わらないのに、会社からもプレッシャーをかけられ追い込まれている人、そんな悩みを持っている人は多いかと思います。
そんな人たちに、少しでも助けになればと思い、仕事を早く終わらせるコツをまとめます。
【目次】
1 仕事が進まない理由は「整理」できていない
仕事をしている多くの人は、複数の仕事を同時に抱えながら、業務をこなしていくことを求められますが、やるべき仕事が多すぎると、机の上の資料がいっぱいになって何やっているか分からなくなったり、大切な仕事があっても、他の事が気になって集中できなくなります。
この状態になると作業効率は下がり仕事が進まなくなる一方、その上、次から次へと仕事がまわってきて、さらに効率が下がるといった悪循環になります。
2 今ある仕事の種類を整理する
この状態にならないようどのように注意するかというと、「整理」が大切です。仕事の早い人は、うまく頭も資料も整理できており、大切な仕事にも集中して取り組めています。
それでは、どのように整理をしていくか。
仕事には、「作業する仕事」と「考える仕事」があります。「作業する仕事」は、事務処理など頭を使わずにできる仕事で、「考える仕事」は、企画などしっかりと時間を取って集中して取り組まななければならない仕事です。
もちろん、仕事をする上で、「考える」仕事は、職場の中でもウエイトも高い重要な仕事になるかと思いますが、この重要な仕事をするときに、「あれやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と気にしていては、集中できません。
つまり、頭の中で今ある仕事について、「作業する仕事」と、「考える仕事」に分けて整理し、使う時間を分けるべきなのです。
3 「作業する仕事」はとにかく効率化
「考える仕事」をするときに集中して取り組むために、考えているときは、作業する仕事を頭から離すことです。そのためには、「作業する仕事」はとにかく効率化し、時間を短縮することです。例えば、メールのチェックだったり、会議資料の誤字脱字だけのチェックを行うのであれば、ただそれだけで時間を使うのがもったいないので、電車での移動中に確認する等します。つまり、同時並行で作業を進めます。
また、「作業する仕事」は、やり方が決まっているため、作業効率を上げる改善もしやすいです。効率化のためには、作業内容ごとでまとめて行うのです。
例えば、
・PCを使う事務処理はまとめて行う
・はさみを使ってする仕事はまとめて行う
・自分のオフィスから出て行う仕事はついでに寄れるところがないか考えて一気に済ます
といったことです。
こうやって改善を行い、「考える」ための時間をより作ることができれば、大切な仕事に集中できます。
しかし、もう一つ気をつけなければならないのが、「考える仕事」をしている時に、「そういえば、あの事務処理しなければなー。」といった「作業する仕事」のことが頭によぎっては、せっかく作った時間も水の泡です。
なので、「作業する仕事」は、基本的には頭を使わなくても良い仕事なので、例えば、昼食明けの少し集中力が下がる時間帯や、夕方の疲れた時間等にやる時間を決めて、まとめて行い、「考える仕事」と時間を分けることをお勧めします。
4 よく使うことは決めたところにメモしておく
特に、ビジネスでは、毎日たくさんの案件があり、覚えておくべきことがたくさんあります。事務処理でも、様々な種類の事務があり、「あれ?どう処理すれば良いんだっけ?」となることもあると思います。
そんなときに、いちいち調べなおしているのは時間の無駄、次のありそうなことは、備忘録をつけておき、みたときにすぐ分かるようにしておきましょう。
人間は忘れる動物ということをよく理解しておき、その対策をとっていくことが効率化の第一歩かと思います。
備忘録も、例えば、PC上に自分で決めたエクセルデータを作っており、そこに集約して箇条書きで書き留めておくのは分かりやすくておすすめです。
5 まとめ
ざっとでしたが、働き方改革のために、仕事を効率化し、仕事を早く終わらせながら、より質の高い仕事を行っていきたいものです。少しでも参考になればと思います。要点をまとめます。
・今ある仕事を「作業する仕事」と「考える仕事」に分ける。
・「考える仕事」の時間確保するために、「作業する仕事」は効率的に(電車などの移動の時間を使う)。
・「作業する仕事」は、「考える仕事」と時間を分けて行い、集中力が下がる時間帯で作業する。
・「考える仕事」をするときは、他事を考えずに集中する。
・人間は忘れる動物。備忘録をつける。
本当の意味での、働き方改革を行ってより充実した生活になることを願います。
~その他おすすめ記事~
⇩⇩ 出勤の満員電車で疲れないための術
⇩⇩ 仕事の進め方の参考になれば☆