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【働き方改革 伝えるのが苦手な人へ】短く簡潔に話すコツ

 今、どこの職場でも働き方改革が取り組まれ、残業を減らすように努めているかと思います。仕事において、報・連・相とあるように、様々な場面で人に伝えることがあるかと思います。そのため、簡潔に人に伝えることができれば、自分も相手も無駄な時間を使わずに、仕事をスムーズに進めることができますよね。

 いろいろとビジネス本を読んで学んだビジネススキルや、職場で実践して学んだきたことから、僕が思う話すコツをまとめていきます。

 

【目次】

 

 

1 話をするのは難しい?

 うまく話そうとしてもうまく伝わらない、話しているうちに話が遠回りして結論がなかなか伝えられないといったことは誰にでもあるのではないでしょうか。話をするのって、実は難しかったりします。なぜ、難しいのでしょうか。

 それは、小さいころから「話す」という訓練をしていないからです。なので、これからでも意識して練習していけば必ずうまくなると思います。

 

 

2 相手に「話す」ときはまず「全体像」を伝える

  話すときに大切なこと、それは全体像を先に伝えることです。これにより、相手は何の話なのかが分かり、理解しやすくなります。

 全体像って何かというと、例えば、

・報告するなら、「〇〇について完了したので報告です。完了するにあたりこのようなことがありました・・・」

・相談するなら、「〇〇について、△△ができなくて困っているので相談させてください。ネックは・・・」、「〇〇について分からないので、教えてほしいです。△△で考えてみましたが、今までの経験の中でまったくやったことがないのです・・・」

・提案するなら、「〇〇について、売上を上げる提案があります。それは・・・」「〇〇の問題は、△△でやってみてはどうかと考えています。具体的には・・・」

といった感じです。

 先にこれから伝える話の全体像を話し、それまでの過程や補足説明をしていくと相手も分かりやすいのです。補足ですが、特に悪い報告は言いにくく、まわりくどい説明になりがちなため、分かりづらい説明になってしまいます。これでは、相手をいらいらさせてしまい、余計に状況が悪くなるため、注意が必要です。

 

 

3 相手にとって不要な情報は省く

 話をするときに、自分が得た情報を全て伝えてしまえば楽なんですが、仕事をしていてそんな時間は確保できないでしょう。それに相手も長々と話を聞いている暇はなく、何が言いたいのだと怒ってしまうこともあるかと思います。相手にとって必要でない情報はなくす、必要な情報だけを伝えることが、ビジネスにとって必要不可欠です。

 

 

4 話す前に一度書き出して組み立ててみる

 話す前に、一度内容を書き出して、話の構成を組み立てることを意識的にやっていくと、少しずつ話すコツがつかめてくると思います。話の構成を組み立てる時に、どのような点に注意するかというと、

①全体像は何か

➁結論は何か

➂なぜその結論になったか

④補足することは何か

を切り分けて、①~④の順番に組み立てて話してみるのです。そして、相手にとって必要のない情報は捨てていきます。

 

~例~

(相手をラーメン屋に誘う場合の悪い例)

昨日、午前11時頃、車で出かけようとしたら、財布を忘れたことに気が付いて家に帰った。財布を取って再出発。寒い中だったし、お腹が空いたので〇〇ラーメン屋にいって、とんこつラーメンを食べたらおいしかった。一緒に行けると良いけどどう?

 

 この文章では、途中まで何が言いたいのか分かりません。前述のポイントに習って言い換えます。

 

⇒(改善後)

 美味しいラーメン屋があったんだけど行かない?この前行った〇〇っていうラーメン屋なんだけど、とんこつラーメンが美味しくて、一緒に行きたいと思ってたんだ。

 

 改善後の文章はすっきりして、何が言いたいか分かりやすいと思います。なぜ、分かりやすいかというと、

・まず最初に、全体像・結論がきている。(ラーメン屋に誘う)

・自分が食べに行った背景は省いている。(何時に出かけた、財布忘れた、寒かった)

・結論のあとに、補足情報をつけている。(〇〇というラーメン屋はとんこつラーメンが美味しい)

 

 

 5 簡潔に話せるようになるために

 普段話すときに、構成を組み立てずに見切り発車で話したり、頭の中だけでこう話そうって組み立てて話していませんか?もちろん、話しが得意な人や、トレーニングして上手になってこれば、それでも構いません。

 しかし、なかなかうまく話せないなと思っている人は、前述のとおり、これから話をすることについてメモ書きで構成を作ってみることです。繰り返し、構成を組み立てるトレーニングすることで、頭の中で文章を組み立てることができるようになってくるでしょう。

 

6 まとめ

・話すときは、まず話の全体像を話す。

・話の構成は、全体像→結論→結論の理由→補足 だと相手に伝わりやすい。

・始めのうちは、メモに話したい事を書き出してみて、構成を組み立ててから話すようにする。

 

 これらのポイントを意識することで、短く簡潔に話すことができるようになってくるでしょう。話すことが難しいと感じている人にとって、少しでも話が上手になり、より充実した仕事ができたらと願います。簡潔に話すことができるようになれば、今よりももっと仕事がスムーズにまわり、より楽しく仕事ができますよね。

 ビジネススキルを学んで、より良い仕事をしていきましょう!

 

 

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